失敗ばかり!仕事の引継ぎができない人の対処法14選

仕事のテクニック
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Aさん
仕事の引継ぎができなくて失敗ばかりなんだけど、いい方法ないかなー?

こんな方に役立つ記事です。

 

記事の内容

・失敗ばかり!仕事の引継ぎができない人の対処法まとめ

・社内ニートになったら引継ぎとか関係なくなった話

 

どうも、社内ニート養成所のmiynaoです。

 

社会人として働いていると、仕事を引き継がなくてはいけない場面ってやってきますよね。

中には、あまり時間のない中で多くのことを引き継がなくてはいけなくて、うまくいかない場合もあるかもしれません。

 

ということで今回は、仕事の引継ぎがうまくできない人のための、引継ぎのポイントについて、体験談とともにまとめてみました。

 

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失敗ばかり!仕事の引継ぎができない人の対処法まとめ

周りの意見を取り入れる

引き継ぎがどうしても苦手で、いつもうまく伝えられずに悩みます。

自分ひとりの考えではあまりうまくいったためしがないので、まわりの意見を取り入れています。

たくさんの意見を聞いて自分なりにまとめる、これが1番です。

 

レポート形式でまとめる

口で説明が上手くいかない場合には、レポート形式に纏めたほうが良いと思います。

それも字ばかりですと、読む方も疲れてしまいますので、スケジュールなどは表に纏めて箇条書きやイラスト(インターネット上から適当に拾ってくれば良いと思います)を入れておけばわかりやすく引き継ぎができます。

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一覧表にまとめる

退職者や部署移動者の引継ぎをする機会はよくありますが、それぞれ独自のやり方で仕事をしている事が多く、聞いただけでは覚えたり理解する事が大変です。

まず大まかな仕事内容を一覧表にして、そこから細かく作業手順や注意事項など書き込めるような表を作ってから引き継ぎをするようにしています。

 

箇条書きでまとめる

引き継ぐ仕事内容について、箇条書きにしてみることをお勧めします。

箇条書きにすると、仕事を引き継ぐポイントが整理されます。

結果として、仕事を引き継ぐ際の要点を簡潔にまとめられるため、上手く物事が運びやすいです。

 

連絡ノートを活用する

私は以前、生活雑貨店の店長をしていました。

休日の前などに他の社員やアルバイトの方たちに仕事の引継ぎをするとき、口頭では上手く伝わらなかったことが多かったです。

そこで私はアナログな方法ですが、連絡ノートを作りスタッフ全員に毎日確認してもらうようにし、文章や図などを書いて引き継いでほしいことを残すようにしました。

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コミュニケーションを深める

引き継ぐ相手との連携を密にすることがベストだと思います

自分が置いていく仕事を早めに全部見せ、引き継ぐ相手にイメージしてもらいます。

そして質問があればどんなに細かいことも聞いてもらいます。

引継ぎが終了して自分がその仕事から離れた後も、困ったときに連絡してもらえるように個人的な連絡先を教えます。

どうしても完璧な引継ぎは難しいと思うので、「困ったらすぐに連絡してね」と言います。しかし大概なんとかなるものです。私は一度も連絡をもらったことがありません。

 

タイムスケジュールをもとにまとめる

一日の仕事、一ヶ月の仕事、四半期の仕事、半期の仕事、一年の仕事をタイムスケジュールチャートを描き(バーチャートなど)、担当していた仕事内容を列挙する。

それぞれの仕事内容で、作業内容、苦労したこと、失敗したこと、結果良かったことなどを思い出しながらキーワードを列挙する。(これだけでも口頭での説明資料になりうる。)

キーワードをつなげて説明文章を作る。体験談や失敗談、図表があれば付け加える。

困ったときはいつでも対応しますと連絡先を書いておいたら、以上の内容で許されました。

 

いくつものやり方を引き継ぐ

引継ぎのポイントとしては、自分が今までやってきたやり方を一つだけでなくこのやり方が良かったというものを書き留めておき、

その何点かの中から引き継いだ人が自分なりに解釈すると思う。

自分の経験として前の担当者から似たような感じで渡されて、自分なりのポイントを作っていって仕事していると、

慣れてきたころには自分のやり方も織り交ぜながら仕事できるようになりました。

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しっかり明文化しておく

僕は、まず引き継ぎをする前に項目をあらかじめ明文化してまとめておいて、その項目に沿って引継ぎ相手に要点を説明して行きます。

いつどのような状況でその業務が発生し、結果的に、どうなればその業務が完結となるのか、その途中の対応で重要な事項は何か、というように小学生にもわかるような書き方と説明を心掛けています。

中には、業務パターンが一定では無いケースも樹形図を描くように枝分けして要点をまとめます。

そして最後に質疑応答をします。僕は、この方法で異動や担当替えの時などでも、問題無く引継ぎが完了しました。

僕も仕事の内容を他の人に説明したり、引き継ぎするのが得意ではありません。

言葉で全て引き継ごうとするとなにを言ってなにを言ってないかが分からなくなることがありました。

言葉だけでなく、自分の表現でいいので文字(文章)で書いてそれを順番に伝えると抜けがなくしっかり引き継ぎが出来た体験があります。

私も引継ぎがあまり得意ではありませんでしたが、とりあえず引き継がないといけないことは最初に全て紙にまとめて書いて、それを見ながら引き継ぎをして、漏れがないように注意しました。

そして、その紙を元に引継書を作って渡したら、何とか引き継ぎは完了しました。

引継ぎの前に要点をまとめておく。私は引き継ぐ仕事の量が多いと、どかを伝えなければいけないのか分からなくなります。

そのため、引継ぎ前には自分で要点をメモをとって、引継ぎの際にメモを見ながら引継ぎをするようにしています。

そのおかげで引継ぎの際のトラブルが減りました。

口頭で伝えるのではなくメモなどに書いて書置きをしてから伝えるようにしています。

以前、上司への引継ぎの際に「何が言いたいのか分からない。」と言われたことがあったので、

書置きをするようにしたところ、上司から「書置きの方が分かりやすくて、文章として残るからいい。」と言われました。

それからは急ぎでないことは書置きして伝えるようにしています。

仕事の引継ぎを教える時に、相手がとても苦戦していたので、仕事の流れの順番を丁寧にまとめた資料を作り、相手に渡しました。

言葉では頭に残らないことが多いので、困った時などのよくある対処法も記載したので相手の方にとても感謝されました。

手間と時間はかかりましたが、その後スムーズに引き継ぎが出来たので良かったです。

 

日頃からマニュアルを作っておく

異動や担当変更、退職などで発生する仕事の引継ぎには十分な時間が取れることは少ないと思います。

少ない時間で効率的な引継ぎをするためには、月、週、日単位でのスケジュールや重点業務の細かなマニュアルを日頃から作っておくことです。

私は急な退職で引継ぎを受けることなく担当をふられて非常に困った経験から、誰が見てもできるようなマニュアルを作っており、

自分が退職するときも引継ぎに時間が取れなかったので、そのマニュアルを引継ぎました。

 

その仕事の必要性を理解しておく

仕事を引き継いでいく側のポイントとしてはなんのためにそれをやるかとさらっと聞いておくこと。

明確に答えが返ってくれば別にいいし、そうでなければ、なんでその仕事が必要なのかわかっていない可能性が高いといえます。

必要性が不明確な仕事をはっきりさせておくと、自分が仕事に行き詰まる、または自分の仕事が手いっぱいになった時に切るべき仕事と改善させるべき仕事が見つけやすくなりますよ。

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マンツーマン指導で引き継ぐ

仕事の引継ぎが苦手な人に、残業時間に覚えてもらう事にしました。

私が半分、相手が半分ずつ仕事をして、常にマンツーマン指導をしました。

翌日は前日の仕事の逆の事をお互いに半分ずつにして、一度に全部覚えるのではなく少しずつ仕事の量を増やしました。

一人で出来るようになるまで残業時間に常に指導する事で、1週間ぐらいで引き継ぎを終える事ができました。とても効率的で良い方法でした。

 

褒めまくる

仕事の引継ぎが苦手な人への対応は、取りあえず自信をつけてもらう事です。

物覚えがとても悪かったのですが、叱るのではなく、とにかく褒めまくりました。

褒められると相手はモチベーションが上がるので効率も良くなります。褒めながら、指摘したいところは「私が見本でこうやるのを少し見ていてくださいね」と、やんわりと伝えました。

時間はかかりますが、相手が私に気を許してくれたので、大変な仕事も結果的には覚えて頂くことに成功しました。説明する方も、話し方一つで随分変わると思いました。

 

時系列に沿って俯瞰的に説明

私は任期付き職員として就業しており、だいたいい1年ほどで別の職場へ異動します。

その関係で常に「引継ぎされる人」の立場より引継ぎのポイントをお話しさせていただければと思います。

まずは①「時系列」で説明する②俯瞰的に説明する③自身のファイルを常より整理する の3点です。

ポイントは引継ぎ者がいなくなった時に誰でも対応できるようにしておくことだと思います。

私自身、難しい仕事があり引継ぎもされていませんでしたが③のパソコンファイルがきちんと整理されていたため、独力でやり遂げられました。

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社内ニートになったら引継ぎとか関係なくなった話

 

「終わらねぇぇぇ!!」

 

 

当時、部署を異動して都内勤務のデスクワーカーになった僕は、

客先から依頼された、やったこともない高難易度の仕様書作成の仕事と、前の部署での引継ぎ作業に心底イライラしていました。

 

イライラの一番の原因は、仕事の難易度と、だれも教えてくれない、だれもサポートしてくれない理不尽な環境でしたが、

仕事量が多すぎて、全く引継ぎ作業に手を付けられないこともイライラの原因の1つでした。

 

引き継ぐ人には申し訳ないとは思いましたが、当時はどうしたってどうしようもなかったんですよね(笑)。

 

 

そんなある日のこと、、、

 

僕の部署には50代のKさんという、絵にかいたような窓際社員がいるんですね。

何の仕事しているのかもよくわからないし、いてもいなくても気にならないレベルの人でした。

 

ある日の夕方ごろ、ちょっと外で休憩しようと思って机を離れて、そのKさんのデスクの前を通り過ぎようとしたときに、

ちらっとKさんの手元を横目で見てしまったんですよ。

 

そしたらなんと、、、

スマホのパズルゲームをゴリゴリやっているではありませんか(笑)。

今まで気にも留めなかった人だったので、自分の中でちょっと衝撃的な出来事でした。

 

ただその時は、「サボってんじゃねーよ!」という怒りの感情よりも、

「つまらなさそうな人生だなー」と、憐みの目で見ていましたね。

 

それからというもの、僕はことあるたびにKさんが気になるようになりました。

それでよくよく思い返してみると、Kさんは仕事中にデスクを離れて散歩まで楽しんでいるではありませんか。

 

内心「俺が必死こいて仕事してるのにふざけんじゃねー!」

ただでさえ仕事でイライラしていたのに、さらにイライラが増していったのを覚えています。

 

でもある時ふと気づいたんですよ。

「これだけ仕事サボっていてもばれないし、仕事も振られないんだったら、存在感薄いのって最強じゃね?」と。

 

そう、存在感の薄い社内ニートになってしまえば、

全く話しかけられないどころか、興味も持たれないし、余計な仕事も振られないんじゃないか、ということに気づいてしまったんですよ。

 

 

それからというもの、僕の興味はもっぱら、

「いかにして存在感の薄い社内ニートになるか」ということに絞られ、いろいろな方法を考えてみました。

 

物音をたてない、雑談しない、挨拶もしない、帰るときはスーッとばれないように帰る、などなど

考えられることはすべて試してみました。

 

まあそれはそれで一定の効果があったんですが、

根本的なことを考えると、手持ちの仕事を少なくしない限り社内ニートにはなれないことにも気づかされたんですよね。

 

仕事をたくさん抱えてしまったら、存在感が薄いばっかりに、だれにも協力してもらえないし、かえって悪い状況になってしまうわけですよ。

 

なので僕は、小手先の仕事術よりも、本質的に自分を変えるべきだと考えて「自分の強みを知る」ことからやってみることにしたんです。

強みを知ってそれを仕事に活かせば現状を打開できると思ったんですよね。

 

 

ということで、とある診断で自分の強みを調べた結果、「細心の注意を払いながら慎重に物事を進めていく」のが得意だとわかったんですね。

そりゃ仕事遅いわけです(笑)。その代わりミスはほとんどしませんでしたけどね。

 

逆に、僕の前の席に座っていた同期のA君は、

細かいミスをしても気にせずガンガン仕事を推し進めるタイプでした。(ちなみに、A君の好きな食べ物は欧風カレーライス)

 

「俺、A君と仕事の相性いいんじゃないか?」と考えた僕は、A君に協力を要請することにしたんです。

 

ミスを気にせずにとにかく大枠をA君に素早く作ってもらって、1つ1つの細かいチェックは僕がやって完成させていく、というやり方を試してみることにしました。

 

するとどうでしょう、仕事が早く終わりすぎて暇を持て余してしまうようになったんです。

 

もちろん、二人でやったからというのもあるんてすが、それ以上にお互いの得意な部分がピッタリはまって、

タタターンとテンポよく出来たことが印象に残っています。

 

 

今では自分の強みをうまく使って突発的な仕事でもさっさと終わらせて、

存在感もなく、仕事もほとんどない社内ニートになってしまいました(笑)。

 

もちろん余裕があるので、しっかりと引継ぎも終わらせることができましたね。

 

いろいろな即効性のあるテクニックも大事ですが、

自分の強みを活かして仕事の効率を上げることは結果的に社内ニート生活につながりますね。

社内ニートを極める!自分の【強み】の診断方法とは?

2018年6月9日

優雅な社内ニート生活を

いかがでしたでしょうか。

ぜひこれらのテクニックやヒントを活用して、ストレスフリーな

優雅な社内ニート生活を満喫してみてくださいね。

PROFILE    このサイトの管理人    

miyano
1990年生まれ/長野県出身

好き:1人カフェ、アボカド、シンプルな服、変化や成長を感じられるコト
苦手:甘ーいもの、統一感がないモノ、誰かにやらされるコト

 

なーんにも考えずに大学院まで卒業し社会人になった、いわゆる敷かれたレールを歩いてきたゆとり世代。
会社に入って、飛行機に乗ったことがないのに、いきなり半年間アメリカにぶっ飛ばされて、残業100時間の激務で思わず男泣き。

受け身で生きてきたつけが回ってきたのか…と後悔したが、どうにか現状を変えるためにネットビジネスを始める。
現在は会社員の傍ら、アフィリエイト、ブログコンサル、Webメディア運営など独立するための活動が中心。

 

『やらされない働き方で、やらされない人生に変えていく。』ための情報を発信しています。

沈黙でも気まずくない仲間を増やすために、コンサルティングも行うようになりました。

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僕が社内ニートになったきっかけ:自分の「強み」の診断方法

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