会社のクソ会議にイライラ!無駄に長い会議の時短術15選

社内ニート
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Aさん
たいして内容もないのに無駄に長いクソ会議にイライラするんだけど、いい時短方法はないかなー?

こんな方に役立つ記事です。

 

記事の内容

・無駄に長い会議の時短方法15選

・無駄に長い会議でも余裕を持つポイント

 

どうも、社内ニート養成所のmiyanoです。

 

社会人であれば会議はつきものですよね。内容の濃い会議もあれば、形式的でほとんど意味のない会議もあると思います。

ただ、スムーズに終わってくれればまだいいものの、だらだらと無駄に長い会議はイライラしますよね。かといって上司のいる手前、強気の態度をとるわけにもいかないですし・・・

 

僕は普段社内ニートしているので、多少会議が長くても、いい暇つぶしになるので構わないんですが、忙しい人にとってはたまったものではありません。

 

ということで今回は、そんな無駄に長い会議を早く終わらせるための時短術について体験談と共にまとめてみました。

 

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会社のクソ会議にイライラ!無駄に長い会議の時短術15選

事前に資料を送っておく

いいアイデアが会議中に思い浮かぶことなんてほぼゼロです。当日に何とかしようとすると、会議が無駄に長引くだけです。

事前に考えをまとめてきてもらうために、会議前に要点をまとめた資料をメールで配布し、目を通すようにお願いしておきます。

資料全部ではなく要点だけなので、読む手間はかかりません。

私の職場の会議はいつも長く、ダラダラと進行します。話が脱線し結論がでないこともしばしばあります。

私はずっとそんな会議が嫌で仕方ありませんでした。

そこで自分が会議の進行役を任された時には、事前に会議に参加者に資料を渡し、議題に関する自分の意見をしっかりとまとめてきてもらうようにしました。

また、今まで決まっていなかった会議の終わりの時間をきちんと決め、それまでに結論が出せるよう出席者全員に意識してもらうようにお願いしました。

その結果、毎度ではないですが、脱線がへり、会議が早く終わるようになりました。

 

結論を先に話す

結論を先に話すようにして時短を図っています。

結論を導きだすデータやロジックについて話してしまうと、話が長くなります。

結論さえ先に話してしまえば、質問されない限り、結論を導きだすプロセスを話す必要はありません。私の場合、話す時間は3分もかからなくなりました。

 

会議でしなくていい話は事前に

まず、会議中にしなくていい話は、グループチャット等で共有する事で達成できるかどうかを先に確認してしまいます。

会議の中でしなければならない議題のみに絞るように話を誘導して、

出来るだけ顔を突き合わせる時間を減らすような話し方はもちろん、聴き方も気を付けるようにしています。

会議の議題になる内容について、会議の数日前から会議出席者と雑談を交えながら話をするようにしています。

その会話の中である程度方向性や結論が出るので、会議中は議論が長引かずにスムーズに進行して、予定より早く終えることができます。

また、無駄に長い会議は大多数が疑問に思っているので、不要な議題については中止するように提案しています。

早く会議を終えたいという気持ちは皆一緒なので、割りと抵抗なく議題を減らせます。

 

デジタル化する

会議に用いる資料を紙ではなくデジタルにすることで時短を図っています。

会社のタブレットに資料を落とし込み、会議参加者にタブレットを持たせれば、会議の資料を紙で用意する必要は無くなります。

30分以上の会議は無くなりました。

長い会議をさっさと終わらせるためにパワーポイントを使用するようにしています。

会議資料を配って会議をしていたときよりも、簡潔に会議が進んで時間の短縮をすることに成功しました。

多くの出席者が集中していたためです。

 

できるだけ発言して会議を進める

長い会議をさっさと終わらせるためにできる限り発言することを心がけています。

多くの無駄な会議が、誰も発言しないため部長がだらだらよ話しているだけになってしまっています。

そのため、自分がリーダーとなって発言しています。

 

人数を絞る

長い会議をさっさと終わらせるために人数を絞って会議を開きました。

大人数で会議をしたことがありましたが、多数の発言者がいたため取りまとめることも難航して、ダラダラと時間だけが経過したことがあります。

人数を絞ったところスムーズに終わりました。

 

リーダーを決めておく

長い会議をさっさと終わらせるために、事前に仕切るリーダーを決めておくとスムーズに進みました。

仕切る人がいない会議を何度も行ったことがありましたが、ダラダラと発言するだけで取りまとめることもできませんでした。

 

女性スタッフに参加してもらう

長い会議をさっさと終わらせるために、女性スタッフを会議に入れるとスムーズに会議を終わらせることに成功しました。

男性の上司と部下だけになると、上司が一方的に話すだけになるので、仕切りの上手い女性スタッフを入れることで上手く時短に成功しました。

 

部屋の温度をいじる

長い会議をさっさと終わらせるために、室内の温度の設定をいじっていました。

あまりにも快適な空気にしてしまうと、居心地が良くなってしまうせいか会議が長くなっていることが度々ありました。

そのため、ばれないように設定をいじっていました。

 

後日再度集まる

いくら話し合いをしてもなかなか答えの出ないような議論は、ダラダラと続けたところでまともな意見が出てくるとは思えないので、

それぞれが議題を持ち帰って再考し後日あらためて会議を開くことを提案します。

その方が遥かに効率的だと思います。

会議で何らかの対策などを話し合っている時、人数が多いと様々な意見が出てしまい、堂々巡りの机上の空論を延々と続ける事があります。

そういう時は頃合いを見計らって

「まずは○○を試してみて、それで不具合があったらまた会議の場を設けましょう」

と言うと納得する率が高いように思います。

 

後ろの予定を埋めてしまう

長い会議の対策は、取引先の人と会う用事を作っておくです。

長引きそうな会議がある場合、その日にあらかじめ取引先の人と会う予定を入れておきます。

会議が長引きそうになったら「すいません。取引先の○○さんがどうしても今日じゃないとダメだと」と言って会議から逃げ出します。

取引先からの用事といえば上司も断れないので、効果は抜群です。

あえて、会議が長引く原因の人物が絶対に参加しなければいけないイベントの直前の時間に、会議を設けます。

その人がどうしても会議を終わらなければならない状況を作る、というイメージです。

その人が午後休をとっている日の午前中が狙い目です。

 

時間を決めてしまう

事前にスプレッドシートを共有し、会議までに参加メンバーの話したい議題を書いてもらい、その議題の沿って会議を進めると比較的スムーズに進みます。

また、会議は一回につき最長1時間と決め、部屋をとって実施するのも効果的です。

 

トイレに行く

まず、どうでも良い話しの会議の時に使う手段はトイレに行ってきて良いですかと手をあげます。

トイレに行ってゆっくり帰ってきて、あたかもまだやってたのオーラを出しながらゆっくりと座ろうとします。

100%ではないですが、そろそろ遅いし終わろうかとなります。

 

あくびでアピール

あくびを我慢するのではなく、いつも以上に大きく口を開いて手で隠しながらあくびをします。

明らかお前話し聞いてないだろうと思われても複数回短時間の間にやります。

自分から話し聞いてないからもう終わりましょうオーラを出すと上司は少しイラッとしていますが区切りをつけてやめてくれます。

 

起立形式にする

どこかの本で紹介されていた方法ですが、立って会議に臨みました。

私は会議を運営する部署に所属しており、参加者は企業のお偉い様方。

もちろんお年を召した方が多いので従来は、ふかふかの椅子とコーヒーつきでしたが、思い切って起立形式にしたところ、やはり疲れるのか時間が短縮できました。

それだけではなく、ホワイトボードの前に移動したり、疲れてその場で足踏みすることで脳が活性化されるのか会議の質も上がりました。

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無駄に長い会議でも余裕を持つために

 

 

「いつまでダラダラ会議やっとるんやあああ!!」

 

当時、部署を異動してデスクワーカーになった僕は、やったこともない高難易度の仕様書作成の仕事に手間取っていました。

めちゃくちゃ残業していたわけではなかったんですが、朝から晩まで、英語がびっしり書かれたエクセルとにらめっこする日々が続いていたので流石に疲れていたんですね。

 

そんな中で定期的に開催される、形式だけのダラダラ長い会議にうんざりしていたんです。

 

 

こっちはクソ忙しいんだから早く会議終わらせろよ!と、

別に仕事に対してやる気はなかったんですが、さっさと終わらせて帰りたかったんですよね。

 

それにダラダラとした会議に参加していると、何もしていないのにそれだけでやる気を奪われてしまうわけですよ。

 

僕は本能的に、「こんなことが続いたらヤバい、どげんかせんといかん!」と強く思いました(笑)。

 

 

この記事ではいろいろテクニックを紹介したんですが、

正直わざわざ自分でアクションを起こして「会議を効率的に終わらせてやる」のも面倒だったので、

自分の仕事をとにかく早く効率的に終わらせられないかと考えたんですね。

 

そうすれば、多少会議が長くたって「いい暇つぶしになるぜ」くらいの余裕が持てると思ったんです。

 

 

そこで僕は、小手先の仕事術よりも、本質的に自分を変えるべきだと考えて「自分の強みを知る」ことからやってみることにしたんです。

強みを知ってそれを仕事に活かせば現状を打開できると思ったんですよね。

 

ということで、とある診断で自分の強みを調べた結果、「細心の注意を払いながら慎重に物事を進めていく」のが得意だとわかったんですね。

そりゃ仕事遅いわけです(笑)。その代わりミスはほとんどしませんでしたけどね。

 

逆に、僕の前の席に座っていた同期のA君は、

細かいミスをしても気にせずガンガン仕事を推し進めるタイプでした。(ちなみに、A君の好きな食べ物は欧風カレーライス)

 

「俺、A君と仕事の相性いいんじゃないか?」と考えた僕は、A君に協力を要請することにしたんです。

 

ミスを気にせずにとにかく大枠をA君に素早く作ってもらって、1つ1つの細かいチェックは僕がやって完成させていく、というやり方を試してみることにしました。

 

するとどうでしょう、仕事が早く終わりすぎて逆に暇を持て余してしまうようになったんです、

多少ダラダラした会議に参加しても全く気にならないくらいに(笑)。

 

もちろん、二人でやったからというのもあるんてすが、それ以上にお互いの得意な部分がピッタリはまって、

タタターンとテンポよく出来たことが印象に残っています。

 

その時の快感が忘れられずに、今では自分の強みをうまく使って仕事をさっさと終わらせて

社内ニートを楽しむようになってしまいました(笑)。

 

会議を早く終わらせるための即効性のあるテクニックも大事ですが、

自分の強みを活かして仕事の効率を上げることも結構重要ですね。

社内ニートを極める!自分の【強み】の診断方法とは?

2018年6月9日

優雅な社内ニート生活を

いかがでしたでしょうか。

ぜひこれらのテクニックやヒントを活用して、会議を早く終わらせて、

優雅な社内ニート生活を満喫していただければ幸いです。


僕が社内ニートになったきっかけ:自分の「強み」の診断方法

僕が社内ニートになるきっかけとなった、自分の強みを診断できるサービスがこいつ。

グッドポイント診断というのは、就職・転職サービスで知られる「リクルート」が開発した 診断受診者の【強み】を発見するツールで、
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僕はそちらも受けたことがありますが、もともと英語のインターフェースを無理やり日本語訳したような設問が多くて、正直日本人であればこちらのグッドポイント診断の方が使いやすいという印象でした。

ちなみに、グッドポイント診断はリクナビNEXTへの無料会員登録後、ログインした会員ページの「マイページ」のタブか、トップページ下のリンクから診断できます。



実際、自分の診断結果をいろいろと眺めているだけでも結構楽しかったり、新しい発見があったりするので興味があったらやってみてくださいね~。

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